Homologação de fornecedores

Este guia descreve práticas gerais de avaliação, que não são recursos automáticos do yHandshake. Na plataforma, o comprador registra manualmente a situação do cadastro e o motivo da decisão. Receber um documento é só uma etapa da homologação. A equipe precisa conferir a origem, a validade e o que aquela evidência permite concluir sobre o fornecedor.

Portal do fornecedor com oportunidades de cotação e leilão. — Portal do fornecedor no yHandshake. A avaliação do cadastro é manual e pertence ao comprador. Ampliar tela.

Defina o que precisa ser verificado

Homologação é a análise de cadastro, documentos e condições do fornecedor conforme os critérios da empresa compradora. O resultado precisa indicar o que foi analisado, quem decidiu e quais pendências ou restrições ainda existem.

Comece pelo fornecimento pretendido. A categoria da compra, o estabelecimento envolvido e a exposição financeira orientam quais verificações são necessárias. Exigir o mesmo conjunto de documentos para toda contratação pode criar trabalho sem responder ao risco da compra.

Registre a finalidade de cada exigência e quem será responsável por avaliá-la. As certidões abaixo têm objetos distintos; sua seleção depende da operação e das regras aplicáveis. A decisão de homologar deve permanecer vinculada à empresa compradora e à versão dos critérios usados.

Confira o cadastro e o estabelecimento

Use o CNPJ para conferir razão social, situação cadastral, atividade e endereço na fonte oficial. Verifique se o estabelecimento consultado corresponde ao fornecedor da proposta e do futuro pedido. Identifique matriz e filial quando isso afetar o documento exigido.

A consulta da Receita Federal fornece informações cadastrais. Situação ativa no CNPJ não comprova, por si só, regularidade fiscal, trabalhista ou capacidade de cumprir a entrega. Cada uma dessas verificações exige evidência própria.

Guarde a data da consulta e a data de atualização da informação, quando disponível. Um cadastro recuperado hoje de uma base antiga continua refletindo aquela base. Se houver divergência, peça a correção e mantenha o item pendente até conferir a informação.

Documentos e certidões por finalidade

Confira a autenticidade no emissor e registre a validade de cada documento. O arquivo recebido precisa corresponder ao cadastro e à abrangência exigida para aquela contratação.

Certidão federal da Receita Federal e da PGFN: informa a situação perante tributos federais e dívida ativa da União, incluindo contribuições previdenciárias. Distinga certidão negativa, positiva com efeitos de negativa e positiva.
Certificado de Regularidade do FGTS, emitido pela CAIXA: trata da regularidade do empregador perante o FGTS. Confira a inscrição, a autenticidade e as datas do certificado.
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas: usa o Banco Nacional de Devedores Trabalhistas para verificar débitos inadimplidos no seu âmbito. Não equivale a uma pesquisa de todos os processos trabalhistas do fornecedor.
Certidões estaduais e municipais: selecione os documentos pertinentes à localização e à atividade. Confira se a cobertura inclui os débitos administrados pela Fazenda, a dívida ativa ou ambos, conforme o serviço do emissor.

A certidão positiva com efeitos de negativa tem tratamento próprio. A Receita Federal distingue essa modalidade da positiva simples. Analise o conteúdo e os efeitos aplicáveis antes de registrar uma restrição; o nome do documento, isoladamente, não basta para recusar o fornecedor.

Para documentos locais, consulte o órgão correspondente. Os serviços da Fazenda e PGE de São Paulo e da Prefeitura de São Paulo mostram por que a abrangência e as condições de emissão precisam ser identificadas por jurisdição. Não estenda automaticamente a regra de um município aos demais.

Analise ocorrências com seu contexto

Quando a política da empresa exigir consultas de integridade, registre a fonte e o identificador consultado. O CEIS reúne sanções que restringem participação em licitações ou contratação com a Administração Pública. O CNEP reúne informações sobre penalidades e acordos no âmbito da Lei Anticorrupção.

Leia o órgão responsável, a natureza da ocorrência, a vigência e a abrangência. Um registro não demonstra, por si só, impedimento para qualquer compra privada. Encaminhe a ocorrência para a análise prevista na política da empresa e documente a conclusão.

Use o identificador exato para confirmar a correspondência. Nome semelhante pede conferência; não autoriza atribuir uma ocorrência a outra empresa. Se houver consulta financeira, avalie o resultado em relação à exposição da compra, como antecipação de pagamento ou dependência de fornecimento.

Organize a revisão pela validade e pelo risco

O calendário deve acompanhar o vencimento efetivo de cada evidência e os eventos que mudam a contratação. A periodicidade interna é uma decisão da empresa; a validade de uma certidão é definida pelo emissor e pelas regras aplicáveis ao documento.

No ingresso: confira cadastro, documentos exigidos e pendências antes de concluir a análise do fornecedor.
Antes do vencimento: atribua a renovação a um responsável e considere a janela de emissão informada pelo órgão.
Na mudança de cadastro ou da compra: reavalie quando houver alteração relevante de estabelecimento, escopo ou exposição financeira.
Na atualização de uma fonte de integridade: verifique os fornecedores afetados e registre a versão da base consultada.
Antes de nova contratação relevante: confira se a documentação continua válida e se a análise ainda atende ao risco da compra.

Emitir outra via não significa renovar. Compare as datas do novo arquivo com as da evidência anterior; se o vencimento não mudou, mantenha a tarefa de renovação. O fornecedor precisa saber qual documento atualizar e quem vai analisar o envio.

Um portal indisponível também não resolve a análise. Registre a tentativa e a pendência, preserve a última evidência com sua validade e encaminhe a conferência por outro meio previsto. Falha de consulta não comprova regularidade nem irregularidade.

Registre a decisão e controle o acesso

Separe a situação do documento da decisão sobre o fornecedor. Uma análise pode estar pendente por falta de informação, enquanto uma certidão recebida já está válida. Ao aprovar, impor condição, suspender ou recusar, registre o motivo e o responsável.

Se houver exceção, delimite seu alcance e prazo de revisão. Preserve os documentos anteriores e a justificativa da nova decisão. A participação em uma disputa e a emissão do pedido devem seguir os critérios definidos para a contratação.

Dossiês podem conter dados pessoais de representantes e sócios. Limite a coleta e o acesso ao necessário para a análise, defina a retenção conforme a finalidade e ofereça um caminho de correção. Esses cuidados seguem os princípios de finalidade, necessidade e segurança da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.

A equipe que aprova a compra precisa encontrar a evidência usada e saber se ela continua válida. Esse vínculo permite revisar uma pendência sem perder o motivo da decisão anterior.